Un’interessante ricerca condotta da Adobe sulle aziende italiane e la loro evoluzione verso l’utilizzo del Web in chiave 2.0 rivela che una realtà su due ha già scelto o è in procinto di farlo: via all’informatizzazione dei processi documentali e dell’utilizzo della rete come strumento per risparmiare in tempo, modi e velocità di realizzazione. Ed accrescere così in maniera indiretta il proprio business.
Il campione di cinquanta aziende oggetto dello studio intitolato ”L’automazione dei processi documentali-Percezione e orientamenti delle aziende italiane” conta infatti su un 21% del totale che ha già portato a termine investimenti nell’automazione dei processi; un’altra importante fetta, quasi il 40%, ha invece già pianificato in tal senso e lo metterà in atto entro 12–18 mesi (15,6%) o investirà entro un anno e mezzo (23%). Insomma, una prospettiva di evoluzione e sviluppo a medio termine.
Perché scegliere di imboccare questo sentiero? Oltre alla concreta pos­sibilità di crescere i propri introiti, anche la velocizzazione delle attività quotidiane, l’aumento dell’efficacia dei modelli proces­suali, in gergo detti workflow model (da Wikipedia: la teoria e le applicazioni del workflow management promuovono la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi secondo il workflow model, modello proces­suale) e gli inevitabili e obbligatori adeguamenti normativi.
Lo studio indica anche quali sono gli obiettivi maggiormente perseguiti quando si sceglie di utilizzare il Web in chiave 2.0: in una scala di valori che spazia 1 a 7, le aziende attribuiscono il mas­simo valore all’efficienza, la semplicità e l’efficacia delle procedure (3,3), alla conformità normativa (3,6) e alla riduzione dei costi e la protezione dei documenti (4,2).
Quali strutture scelgono per prime di adeguarsi? In cima alla graduatoria l’area amministrativa, poi quella degli acquisiti e delle vendite/marketing.
Ovviamente, ogni valutazione del rapporto innovazione/beneficio va calibrata attorno alla dimensione ed alle esigenze della realtà che si approccia a questa opportunità.
Un esempio tangibile di quanto l’affacciarsi al Web 2.0 sia risultato utile in termini di risparmi è legato a Consip, la società del Ministero dell’Economia e delle Finanze incaricata di agire da amministrazione aggiudicatrice per l’acquisto di beni e servizi da parte della Pubbliche Amministrazioni, che grazie a questo tipo di scelta risparmia 10 milioni di euro all’anno con la gestione documentale. Come si può leggere a questo indirizzo, il progetto avviato (che risulta basato su LiveCycle e altre componenti tecnologiche di Adobe) pre­vede la conservazione sostitutiva di 1,4 milioni di documenti. Consip è partita con l’iniziativa soltanto a luglio, ma pre­vede di ammortizzare l’investimento nell’arco di dodici mesi. I risparmi derivano in gran parte dall’eliminazione completa della carta nella gestione contabile, toccando anche i costi dei magazzini e del personale di backoffice documentale.